7 redenen waarom we zoveel tijd verspillen bij vergaderingen

Vergaderingen zijn een grote frustratie van veel werknemers: ze duren vaak te lang en leveren te weinig op. Toch gaan we massaal op dezelfde voet door. Dat kan beter!

Dit zijn de belangrijkste redenen waarom het misgaat met vergaderen plus een aantal tips hoe het beter kan.

1. Er is geen doel of structuur
Bepaal duidelijk van tevoren wat het doel is van de vergadering dus wat je eruit wilt krijgen. Bedenk vervolgens hoe je dat doel bereikt en controleer tussentijds of het goed gaat.

2. De voorzitter heeft het te druk
Je kunt een vergadering slecht leiden als er te veel dingen zijn waar je je mee bezig moet houden. Wijs iemand aan die zorgt voor alle randzaken en benadruk dat het belangrijk is om je aan de agenda te houd1. They have no purpose or structure.en. Vraag het team je te onderbreken als je achter raakt op schema.

3. De voorzitter weet niet genoeg
Als iemand anders beter op de hoogte is van bepaalde onderwerpen laat hem dan de leiding nemen. Dat scheelt tijd en houd je team alert.

4. Er zijn geen gedragsregels
Bepaal van tevoren de eindtijd en zorg ervoor dat iedereen aan het woord komt. Spreek je teamleden er op aan als ze te vaag blijven of te beleefd. Voor een optimaal resultaat moet je kritisch durven zijn.

5. De vergadering is niet voor iedereen belangrijk
Zitten mensen op hun telefoon te spelen dan is de vergadering vermoedelijk niet zo belangrijk voor hen. Nodig ze een volgende keer dan ook niet uit. Het is veel efficiënter om in een kleine groep te vergaderen met de mensen om wie het gaat.

6. Er is geen follow-up
Check aan het eind van de bespreking of alle aanwezigen vinden dat het doel dat je vooraf had gesteld, is behaald en vraag wat er beter zou kunnen.

7. Het wordt saai
Sommige vergaderingen komen elke week terug. Ze worden saai en daardoor weinig productief. Probeer dan eens de setting te veranderen. Ga een keer koffie drinken in het café om de hoek bijvoorbeeld. Het zorgt voor nieuwe energie en een betere sfeer.

Bron(nen):   Business Insider