De Emailplaag of Hoe we weer eigenaar worden van ons leven

Chris Anderson, grondlegger van TED, heeft een manifest tegen de emailplaag
1. respecteer de tijd van de ontvanger

De fundamentele regel: als we dat allemaal doen, schiet dat een stuk op
2. Zorg dat de ontvanger je mail snel kan verwerken
Dat betekent: kort (100 woorden), duidelijke vragen, in de eerste zin de kern
3. Kies een juiste, scherpe term voor het veld ‘onderwerp’
Dus niet: diverse, of: over de vergadering van volgende week of betreft ROB 19/67
4. Kort betekent niet: onbeschoft
Laten we afspreken dat we in mails geen omweg zinnen schrijven om beleefd te zijn. Beste Piet, omdat jij de vriendelijkheid had mij te wijze op een onduidelijkheid in het stuk etc. Niet dus. We spreken af: we bedoelen het goed, dus dat hoeven we niet op te schrijven
5. Traag antwoord mag
Van de verwachting dat een mail binnen een paar uur wordt beantwoord daar moeten we vanaf. Daardoor zijn we bezit geworden van de IN-box. Traag mag weer.
6. Vermijd open vragen
Krijg je een lang verhaal met als slotzin: graag jouw gedachten.
Daar is mail niet voor. Dat is in een bijzin vragen om een heel referaat. Niet dus.
Wel:als je even tijd hebt kies dan voor helemaal mee eens, mee eens, tegen.
7. Stop nutteloze antwoorden
Dank voor je mail. Het deed me goed. Of Fijn dat ik weet hoe jij het ziet.
8. Denk even na voor je een CC stuurt
9. Spreek zacht

Dat betekent in email: ga niet proberen indruk te maken door de vorm. Gebruik dus niet onnodig veel hoofdletters, of een geinig lettertype dat past bij de boodschap maar dat moeite kost om te lezen.
10 Open de aanval op de bijlagen
Gebruik geen bijlagen, tenzij. Dus alleen als de mail nutteloos wordt en/of onbegrijpelijk zonder.
11. Als je iemand iets stuurt omdat hij op jouw verzendlijst staan, ook intern, zorg dan dat de ontvanger van de lijst af kan, als hij dat wil
12. Stuur niet zomaar alle vorige mails mee

Soms is het nuttig voor de ontvanger om te zien wat er aan jouw mail voorafging. Maar niet altijd. Cut the crap.
13. Antwoord pas als je niet meer boos bent
14. Gebruik NNTR

"No need to respond". Zet het in het onderwerp veld of onderaan je mail. De ontvanger zal blij zijn.
15. Spreek binnen je organisatie een prijs af voor een mail
Mails zijn gratis, althans als je de kosten niet meerekent, die ontstaan omdat ze worden gemaakt en gelezen. Die zijn hoog. Druk dat uit in een bedrag en reken dat toe aan de sturende persoon of afdeling.
16. Zet je computer uit
Als je niet wilt worden gestoord, laat je dan ook niet storen door binnenkomende mails.

Bron(nen):   Tedchris