De wagenparkbegroting voor volgend jaar maak je in het najaar

De wagenparkbegroting voor volgend jaar maak je in het najaar

Begin bij de einddata en niet bij de totalen

Zet alle contracten op een rij met hun einddatum en tel per kwartaal hoeveel er aflopen. Wat daaruit komt, is de kalender waar je begroting op draait, want elk aflopend contract is een moment waarop het bedrag verandert. Bij operational lease betaal je per wagen een vast bedrag per maand met onderhoud, reparaties, banden, wegenbelasting, verzekering, pechhulp en vervangend vervoer erin, en dat bedrag staat de hele looptijd vast. De onzekerheid in je begroting zit dus niet in de lopende contracten maar in de vervangingen. Daar zit je werk.

Een piek in einddata is een piek in je werk

Lopen er zes contracten in hetzelfde kwartaal af, dan moet je in die maanden zes keer kiezen, zes keer bestellen en zes keer iets inleveren. Dat is niet alleen een uitgave, het is ook een hoeveelheid werk die naast je gewone taken valt. Bovendien loop je het risico dat de levertijden tegenzitten en dat je een deel van je vloot tijdelijk moet overbruggen. Spreiden is daarom geen boekhoudkundige truc maar een manier om je eigen jaar leefbaar te houden. Verleng bij een piek een of twee contracten met een paar maanden, of kies bij een deel bewust voor een looptijd die een jaar afwijkt van de rest.

Vervangingen begroot je op de functie en niet op de wagen

Bij het maken van de begroting is de verleiding groot om het huidige bedrag per auto door te trekken. Dat gaat mis zodra de functie is veranderd, bijvoorbeeld omdat iemand meer of juist minder is gaan rijden. Loop daarom per aflopend contract de ritten van dit jaar na en geef het kilometrage op dat daarbij hoort, want overschrijding wordt achteraf verrekend. Een medewerker die er een werkgebied bij heeft gekregen, zit al snel duizenden kilometers boven zijn oude opgave. Bij XLLease loopt dat per wagen en per kostenplaats, waardoor je in de begroting dezelfde indeling kunt aanhouden als in je rapportage.

Zo staat de begroting in november

Maak een overzicht met per kwartaal de aflopende contracten, de functie die eraan hangt en de kilometers van dit jaar. Kijk waar de pieken zitten en verschuif waar je kunt, door bij een deel te kiezen voor een kortere of juist langere looptijd. Reken de vervangingen door op de nieuwe functie en niet op het oude bedrag. Wat er dan ligt, is een begroting die je in maart nog kunt uitleggen, en dat is meer waard dan een getal dat op het eerste gezicht netjes oogt.