Vergaderen is bij Centraal Beheer een week verboden

In Nederland overleggen, polderen en praten we heel wat af. Om daar eens verandering in te brengen, heeft Centraal Beheer Achmea iets bedacht.Want bij de verzekeraar loopt het aantal vergaderingen zo de spuigaten uit, dat het bedrijf er helemaal klaar mee is. Zo klaar, dat vergaderingen deze week verboden zijn, vertelt directievoorzitter Rob Becker tegen BNR: 'We hebben een keer gehad dat iemand een vergadering had belegd om de agenda voor de volgende vergadering te bespreken. Dit zijn signalen dat je als organisatie te afhankelijk wordt van formele vergaderingen en dat gaat ten koste van snel informeel overleg. We willen aan ons zelf en medewerkers laten zien, dat je ook met snel informeel overleg veel kan bereiken.' Een week niet vergaderen, betekent niet dat ze worden uitgesteld. Agenda's worden helemaal schoongeveegd, ook die van de directievoorzitter Becker. 'Principe van niet vergaderen is dat je mensen meer vertrouwen geeft om zelf te acteren. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze naar iemand toelopen om het te vragen.'

4 Reacties Doe mee met de discussie →


  1. Jannie Ooms

    Geweldig idee. Ik heb tientallen jaren bij een bedrijf gewerkt met ruim honderd man personeel. Er werd eens per maand maximaal een uur lang vergaderd door de staf en partners. Dat was een regel waar nooit van werd afgeweken.

    Er was tijdens die vergaderingen zelden iets nieuws te melden. De lijnen tussen staf en partners waren kort. Als je ergens tegenaan liep, pakte je de telefoon en regelde het, informeel. Of je liep even naar de betreffende collega of partner om het probleem op te lossen. Was de uitkomst van je overleg ook van belang voor anderen, dan stuurde je hen een intern mailtje om ze op de hoogte te houden. Dat werkte uitstekend.

    Geloof me, ook zonder oeverloos vergaderen kan een organisatie gesmeerd lopen.

    • John

      Kan wel. Als het kunnen beleggen van vergaderingen beperkt wordt tot een paar personen, waarbij een totaal van 100 medewerkers of iets meer ook past.
      Een organisatie als Centraal Beheer Achmea is wel een factor x keer groter. Jammer dat ze daar pas zo laat in de gaten kregen dat het uit de hand is gelopen.
      Het helpt wel als de duur van een vergadering en de individuele spreektijd tevoren bepaald wordt en daar strikt de hand aan wordt gehouden.

      (in antwoord op Jannie Ooms)
  2. RhodBerth

    Dom, om ‘vergaderen’ in het algemeen als ‘slecht’ te betitelen.

    Ik heb veel zinloze, maar ook veel goede vergaderingen. Als je in belangrijke projecten zit waar groot overleg nodig is, dan heb je dus wel een probleem deze week bij Centraal Beheer.

    Verder is het beter om de voorzitters op voorzit cursus te sturen.
    Het grootste probleem bij vergaderingen is niet de vergadering zelf, maar de voorzitter die niet weet hoe hij voor moet zitten.

    – onderwerpen bespreken die voor meer dan 30% van de aanwezigen niet ter zaken doet
    – focussen op werk van voorzitter, kortom, je teamgenoten vermoeien met non-info
    – te diep ingaan op kwesties, ipv zeggen: “Ga daar even met z’n 3en naar kijken”
    – Het niet nemen van een beslissing, maar het gesprek door laten kabbelen
    – De vorige vergadering nog een keer over doen omdat iemand het niet eens is met de toen genomen beslissing
    – allemaal dingen uitleggen / voorlezen die ook voor de vergadering verspreid hadden kunnen worden

    • John

      Vergaderduur beperken, spreektijd distributie. Terzake en anders zwijgen. Basta.
      Veel vergaderen kan worden beperkt door in de plaats ervan korte ad hoc besprekingen te houden.

      (in antwoord op RhodBerth)

Reacties niet toegestaan