Kerstpakketten bestellen met de nieuwe belastingregels

De herfst is aangebroken en veel bedrijven zijn al bezig met het bestellen van kerstpakketten en relatiegeschenken. Vooralsnog gelden de corona maatregelen niet meer en lijkt het erop dat de jaarlijkse kerstborrel weer gezellig op kantoor gevierd mag worden. En op die kerstborrel willen werkgevers natuurlijk weer een mooi kerstpakket uitdelen om het personeel te bedanken. Maar dan is het wel belangrijk dat je weet hoe het zit met de belastingregels omtrent het kerstpakket. Wij spraken daarom experts van drie kerstpakketten groothandels over de fiscale veranderingen en hoe ondernemers daarmee om moeten gaan.

Werkkostenregeling en kerstpakketten

Het kerstpakket valt onder de werkkostenregeling, ofwel de WKR. Deze regeling stelt werkgevers in staat om een deel van het totale fiscale loon onbelast te besteden aan verstrekkingen en vergoedingen voor werknemers. Hier valt het kerstpakket ook onder. Het gedeelte van het fiscale loon dat belastingvrij besteed mag worden aan het kerstpakket en andere vergoedingen wordt de vrije ruimte genoemd. Zolang je binnen de vrije ruimte blijft, hoef je over de kerstpakketten dus geen loonheffing te betalen.

Luke van Kerstpakketten Idee vertelde onze verslaggever hier meer over. “Voorheen waren de belastingregels omtrent het kerstpakket erg onduidelijk. De WKR heeft maar liefst 29 regelingen vervangen, waardoor ondernemers zich nu nog maar in één regeling hoeven te verdiepen. Door de WKR hoeven werkgevers nu enkel bij te houden hoeveel vrije ruimte zij hebben. De vrije ruimte wordt bepaald door de totale loonsom en de totale gemaakte kosten die onder de vrije ruimte vallen. Dat is dus veel simpeler dan het uitrekenen van het loon en gemaakte kosten per werknemer.”

De nieuwe vrije ruimte

De vrije ruimte is het bedrag dat bedrijven per jaar onbelast mogen besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. In 2022 mag er 1,7% van de totale loonsom tot €400.000 binnen de vrije ruimte besteed worden. Boven de eerste €400.000 van de totale loonsom mag er nog eens 1,18% van de resterende loonsom bij de vrije ruimte geteld worden. Het is belangrijk om de beschikbare vrije ruimte goed in de gaten te houden. Als je over de vrije ruimte heengaat, moet je namelijk 80% loonheffing betalen over het bedrag dat buiten de vrije ruimte uitgegeven is.

Nadine van Kerstpakket Online vertelt ons dat de vrije ruimte voorheen een stuk breder was. “Door de pandemie koos de overheid ervoor om de vrije ruimte te verbreiden. In 2020 en 2021 gold er een vrije ruimte van 3% over de eerste €400.000 van de totale loonsom. Over het bedrag van de loonsom boven de €400.000 gold in 2020 dat er 1,2% bij de vrije ruimte gerekend mocht worden. In 2021 werd dat al verlaagd naar 1,18%.” Nu is de vrije ruimte weer teruggebracht van 3% naar 1,7%. Dat betekent dat het bedrag dat onbelast uitgegeven mag worden aan kerstpakketten in 2022 aanzienlijk lager is geworden dan de afgelopen twee jaar.

Wel btw betalen over kerstpakketten

Pascal van Kerstpakket Webshop laat ons nog weten dat er dan wel geen loonheffing betaald hoeft te worden over kerstpakketten, maar dat de werkgever meestal wel btw moet betalen over het kerstpakket. Er moet namelijk omzetbelasting betaald worden over personeelsvoorzieningen, relatiegeschenken en giften.

De btw over het kerstpakket mag je aftrekken als je per boekjaar uitkomt op minder dan €227 euro aan uitgaven per werknemer. Als je over dit drempelbedrag heengaat, betaal je btw over het resterende bedrag. In tegenstelling tot de vrije ruimte, geldt deze regel wel per werknemer. Het kan dus voorkomen dat je de btw bij sommige werknemers wel mag aftrekken en bij andere niet.

“De regel over het aftrekken van de omzetbelasting kost meer tijd en administratie dan de werkkostenregeling”, vertelt Pascal, “dus laat je hierover adviseren door je accountant voordat je de kerstpakketten gaat bestellen.”