Digital escrow als zekerheid voor bedrijven in een digitale wereld

Digital escrow als zekerheid voor bedrijven in een digitale wereld

Maar wat gebeurt er als een softwareleverancier plotseling stopt? Of als een leverancier failliet gaat en geen ondersteuning meer biedt? Voor bedrijven kan dat veel problemen veroorzaken. Medewerkers kunnen niet meer inloggen, klanten kunnen niet worden geholpen en processen komen stil te liggen. Daarom zoeken steeds meer organisaties naar extra zekerheid rondom cruciale software, broncode en data.

Bedrijven werken steeds vaker volledig digitaal. Veel software wordt nu opgeslagen in de cloud. Dat maakt werken flexibeler, maar ook afhankelijker van externe partijen. Een storing of probleem bij een leverancier kan direct gevolgen hebben voor de organisatie.

Vooral bij digitale systemen die niet mogen uitvallen is het risico groot. Wanneer zo’n systeem uitvalt, raakt dat vaak meerdere afdelingen tegelijk. Het probleem is dan technisch, praktisch én financieel.

Daarom kijken bedrijven nu verder dan de standaard back ups en cybersecurity. Ze willen ook weten wat er gebeurt als een leverancier wegvalt. Digitale continuïteit gaat namelijk over blijven werken, zelfs wanneer er onverwachte problemen ontstaan. En dat kan altijd wel eens gebeuren. Zo haalde gehackte softwareleverancier ChipSoft laatst hun systemen offline. 

Onder digital escrow vallen verschillende oplossingen. Ze hebben hetzelfde doel, maar beschermen niet allemaal hetzelfde onderdeel. De ene oplossing richt zich op broncode, de andere op SaaS of bedrijfsdata. Daarom is het goed om de verschillen te kennen voordat je vervolgstappen onderneemt. 

Software escrow is een regeling waarbij de broncode van software veilig wordt opgeslagen bij een onafhankelijke partij. Deze partij bewaart de broncode en andere afspraken volgens duidelijke voorwaarden. De leverancier blijft eigenaar van de software, maar de gebruiker krijgt extra zekerheid.

In de afspraken staat wanneer de broncode mag worden vrijgegeven. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als de leverancier failliet gaat. Het kan ook gelden wanneer de leverancier stopt met onderhoud of gemaakte afspraken niet nakomt. 

Datalekken laten zien hoe afhankelijk organisaties kunnen zijn van externe software. Bij DJI werden gegevens van medewerkers gelekt na een hack bij ICT leverancier Ivanti. Een escrow-regeling voorkomt zo’n incident niet. Wel kan escrow extra zekerheid bieden wanneer software, SaaS of data door een incident niet meer beschikbaar zijn.

Voor de gebruiker is dit waardevol. Met toegang tot de broncode kan de software worden onderhouden of aangepast. Een bedrijf is daardoor minder afhankelijk van één leverancier. Dit geeft vooral zekerheid bij maatwerksoftware of systemen die dagelijks nodig zijn.

Steeds meer software wordt aangeboden via SaaS. Dat betekent dat bedrijven software gebruiken via internet. De software draait meestal in een cloudomgeving van de leverancier. Maar alleen de broncode opslaan is dan vaak niet genoeg.

Bij SaaS escrow wordt daarom breder gekeken. Naast broncode kunnen ook documentatie, instellingen en hostinginformatie worden opgeslagen. Ook worden er ook afspraken gemaakt met betrekking tot het doorbetalen van de hostingpartij door de escrow-agent. Deze combinatie is nodig om een cloudomgeving werkend te houden. Daardoor kan een organisatie sneller verder als een SaaS leverancier uitvalt.

SaaS escrow past goed bij bedrijven die sterk afhankelijk zijn van online software. Als een platform voor klantbeheer, personeelsplanning, handel of online verkoop wegvalt, wil een bedrijf snel toegang houden tot de juiste informatie.

Data escrow richt zich juist op het veilig opslaan van belangrijke bedrijfsdata. Het gaat dan bijvoorbeeld om klantgegevens, transacties, documenten of operationele informatie. Deze data is meestal noodzakelijk om dagelijkse werkzaamheden goed te blijven uitvoeren.

Wanneer data alleen bij een leverancier staat, kan dat risico’s geven. Een bedrijf wil zeker weten dat gegevens beschikbaar blijven. Ook wanneer er problemen ontstaan met het platform of de leverancier. Data escrow helpt om die afhankelijkheid kleiner te maken.

Voor sectoren zoals finance, zorg, logistiek en technologie kan dit veel waarde hebben. In deze branches zijn continuïteit en compliance vaak erg belangrijk. Bedrijven moeten kunnen aantonen dat ze zorgvuldig omgaan met data en risico’s.

Escrow oplossingen zijn vooral interessant voor bedrijven die veel vertrouwen op externe softwareleveranciers. Dat geldt bijvoorbeeld bij maatwerksoftware, SaaS platforms en langlopende IT contracten. Ook bij buitenlandse leveranciers is extra zekerheid nooit verkeerd.

Een escrow regeling is daarnaast nuttig wanneer er weinig goede alternatieven zijn. Als een systeem moeilijk te vervangen is, kan uitval grote gevolgen hebben. Met digital escrow heeft een organisatie vooraf beter nagedacht over mogelijke problemen.

Digital escrow helpt bedrijven om beter voorbereid te zijn. Ze voorkomen niet dat een leverancier kan uitvallen, maar wel dat de gevolgen beter te beheersen zijn. Nu zowat alles gedigitaliseerd is, draait zekerheid niet puur om beveiliging. Het gaat ook om überhaupt toegang krijgen tot hun software, systemen en data. Bedrijven die dit goed regelen, staan sterker bij onverwachte situaties. Digital Escrow wordt hierdoor steeds vaker gezien als een logisch onderdeel van professioneel risicobeheer.