Een factuur maken: juiste aanpak draagt bij aan klanttevredenheid

Een factuur maken en klanttevredenheid; in de basis lijkt het geen logische combinatie. Toch kunnen bedrijven en ZZP-ers door de juiste aandacht aan het maken van facturen te besteden de tevredenheid van klanten laten toenemen.

Want een factuur moet simpelweg gewoon in orde zijn. Maar is dit ook altijd zo? Lees het Welingelichte Kringen stappenplan voor juiste facturatie:

 

Facturatie: wat kan er nu misgaan?
Vragen over facturatie, klachten over de factuur en het feit dat de factuur niet overeenkomt met het geleverde zijn ergernissen die alle klanten zo nu en dan hebben. In de praktijk komt het weleens voor, dat gemaakte afspraken, zoals een speciale korting of het niet doorberekenen van de verzendkosten, niet juist zijn opgenomen op een factuur. De klant neemt contact op met het bedrijf en deze vraag wordt niet adequaat opgepakt. Vervolgens ontvangt de klant een herinneringsfactuur en de frustratie neemt alleen maar toe. Om nog maar niet over de extra kosten te spreken. Dit kan uiteraard ook anders.

Van afspraak naar offerte
Klanttevredenheid kunt u eenvoudig laten stijgen door het traject van afspraak naar facturatie te stroomlijnen. In de basis is het belangrijk, dat u de gemaakte afspraken met uw klant goed vastlegt in een offerte en dat u de klanten informeert over uw algemene voorwaarden. Een heldere offerte leidt tot meer opdrachten. Een offerte maakt u eenvoudig op met een online factuurprogramma. Als de klant akkoord is met de offerte heeft u een juridische overeenkomst. Vervolgens levert u de gewenste diensten en producten.

Factuur maken
Als u de gewenste diensten of producten heeft geleverd, is het tijd om een factuur te maken. Voor veel ondernemers is een factuur maken een tijdrovende bezigheid. Tegenwoordig zijn er diverse factuurprogramma’s, waarmee u eenvoudig een factuur maakt. Als u met een online factuurprogramma werkt, gebruikt u de offerte als basis om de factuur te maken. Facturen maken gaat hierdoor op een efficiënte manier. Vervolgens kunt u de factuur digitaal of per post naar de klant sturen. De Belastingdienst stelt eisen aan facturering. Het is belangrijk om u aan deze eisen te houden, zodat u btw kunt terugvorderen bij de Belastingdienst.

Communicatie
Heeft uw klant toch nog vragen over de factuur? Neem deze vragen serieus en pak ze adequaat op. Is het nodig om een creditfactuur te maken? Maak deze eenvoudig met een factuurprogramma en verstuur deze met één druk op de knop digitaal naar de klant. Door vragen tijdig op te lossen, zorgt u ervoor dat uw klant tevreden blijft en binding houdt met uw bedrijf.

Hoe maakt u het verschil?
Door heldere en goede facturen te maken, zorgt u voor een snellere betaling, bespaart u kosten en zijn uw klanten tevreden. Uiteindelijk leiden tevreden klanten tot meer omzet. Een factuur maken met de juiste aandacht voor de klant, daarmee maakt u eenvoudig het verschil.